اسناد دریافتنی و پرداختنی چگونه ثبت می شوند

در سیستم حسابداری ایران (بر اساس استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی)، اسناد دریافتنی و پرداختنی معمولاً به **برگه‌های چک** و **سفته‌ها** اشاره دارند.

در حسابداری، این اسناد به دلیل اینکه «وعده پرداخت در آینده» هستند، در دسته **سایر جاری** (برای پرداختنی‌ها) و **سایر دارایی‌ها** (برای دریافتنی‌ها) قرار می‌گیرند.

در ادامه، نحوه ثبت هر یک را به تفکیک بررسی می‌کنیم:

---

### ۱. اسناد دریافتنی (Notes Receivable)
زمانی ثبت می‌شوند که شما از مشتری چک یا سفته دریافت می‌کنید.

#### الف) هنگام دریافت چک/سفته از مشتری:
در این مرحله، شما هنوز پول را نقد دریافت نکرده‌اید، بلکه یک «سند» دریافت کرده‌اید.
* **بدهکار:** حساب «اسناد دریافتنی» (افزایش دارایی)
* **بستانکار:** حساب «حساب‌های دریافتنی/مشتریان» (کاهش طلب از مشتری)

#### ب) هنگام وصول چک (پاس کردن چک در بانک):**
زمانی که چک را به بانک می‌برید و پول به حساب شما واریز می‌شود:
* **بدهکار:** حساب «بانک» (افزایش موجودی بانک)
* **بستانکار:** حساب «اسناد دریافتنی» (کاهش اسناد)

#### ج) در صورت برگشت خوردن چک:**
اگر چک به دلیل عدم موجودی برگشت خورد، باید دوباره طلب را به حساب مشتری برگردانید:
* **بدهکار:** حساب «حساب‌های دریافتنی/مشتریان»
* **بستانکار:** حساب «اسناد دریافتنی»

---

### ۲. اسناد پرداختنی (Notes Payable)
زمانی ثبت می‌شوند که شما برای پرداخت به تأمین‌کننده، چک یا سفته صادر می‌کنید.

#### الف) هنگام صدور چک/سفته برای تأمین‌کننده:
زمانی که چک را می‌نویسید و به فروشنده می‌دهید، بدهی شما از «حساب پرداختنی» به «اسناد پرداختنی» تغییر می‌کند.
* **بدهکار:** حساب «حساب‌های پرداختنی/تأمین‌کنندگان» (کاهش بدهی به فروشنده)
* **بستانکار:** حساب «اسناد پرداختنی» (افزایش تعهدات در قالب سند)

#### ب) هنگام پاس شدن چک توسط طرف مقابل:**
زمانی که طرف مقابل چک را نقد می‌کند و پول از حساب بانکی شما کسر می‌شود:
* **بدهکار:** حساب «اسناد پرداختنی» (کاهش تعهدات)
* **بستانکار:** حساب «بانک» (کاهش موجودی بانک)

---

### خلاصه در قالب جدول (برای یادآوری سریع)

| عملیات | حساب بدهکار | حساب بستانکار | اثر در ترازنامه |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **دریافت چک از مشتری** | اسناد دریافتنی $\uparrow$ | مشتریان $\downarrow$ | جابجایی در دارایی‌ها |
| **وصول چک در بانک** | بانک $\uparrow$ | اسناد دریافتنی $\downarrow$ | جابجایی در دارایی‌ها |
| **صدور چک برای فروشنده** | تأمین‌کنندگان $\downarrow$ | اسناد پرداختنی $\uparrow$ | جابجایی در بدهکاری‌ها |
| **پاس شدن چک از حساب** | اسناد پرداختنی $\downarrow$ | بانک $\downarrow$ | کاهش بدهی و کاهش دارایی |

---

### نکات مهم در حسابداری ایران:

۱. **تفکیک حساب‌ها:** در نرم‌افزارهای حسابداری ایران، معمولاً برای هر مشتری یا تأمین‌کننده یک **«کارتیر»** یا **«ساب‌لجر»** جداگانه باز می‌شود تا مشخص باشد هر چک مربوط به چه کسی است و تاریخ پاس شدن آن چه زمانی است.

۲. **چک‌های پیش‌پرداخت:** اگر چکی را دریافت کنید که تاریخ آن برای سال مالی آینده است، در پایان سال مالی باید در ترازنامه به عنوان «اسناد دریافتنی» نمایش داده شود.

۳. **تفاوت با حساب‌های دریافتنی:**
* **حساب‌های دریافتنی (Accounts Receivable):** طلب‌های شفاهی یا بر اساس صورت‌حساب (بدون سند رسمی چک/سفته).
* **اسناد دریافتنی (Notes Receivable):** طلب‌هایی که با یک سند رسمی (چک یا سفته) تضمین شده‌اند.

۴. **مدیریت چک‌ها:** در ایران به دلیل رایج بودن «چک‌های مدت‌دار»، حسابدار باید حتماً **«دفتر چک»** داشته باشد تا تاریخ‌های سررسید را مدیریت کند و از نقدینگی شرکت محافظت نماید.